Paragraaf 9: Bedrijfsvoering

Effectief werken

De goede dingen goed doen. We willen onze energie en capaciteit richten op resultaten die van ons gevraagd worden. Zowel van het bestuur als van onze inwoners. Dit doen wij door zo doelmatig en doeltreffend mogelijk de vraag van inwoners, bedrijven en instellingen te vertalen in organisatiedoelen en afspraken te maken over resultaten, slimme processen en technologische innovatie.

Implementatie visie op control
In 2021 hebben we verder uitvoering gegeven aan de visie op control. De visie op control is het mechanisme dat we hanteren om in samenhang te kijken naar het realiseren van onze beleidsdoelen enerzijds en de bewaking van een goed intern beheerssysteem anderzijds. Deze visie is een antwoord op de snelle ontwikkelingen in het openbaar bestuur en de complexiteit van opgaven, waardoor sterke regie en bewaking van samenhang steeds belangrijker wordt.

We streefden ernaar om samenwerking / werken als één geheel van de eerste lijn te vergroten. Dit betekent dat de eerste lijn haar verantwoordelijkheid neemt om in control te komen maar ook dat ze hiervoor passende ondersteuning krijgt zodat zij deze verantwoordelijkheid kan nemen. Hoewel dit een proces is met een lange tijdshorizon, want iedere lijn heeft haar eigen opgaven en uitdagingen, zien we dat we steeds beter in staat zijn om aantoonbaar in control te komen.. Een voorbeeld hiervan is de uitvoering van de ToZo regeling waarin vanaf de start door de collega’s binnen de 3 lijnen gezamenlijk gezocht is naar uitvoerings-snelheid en voldoende controlemechanismen om de rechtmatigheid ook goed aan te kunnen tonen. Ook zien we dat de samenwerking in de organisatie steeds beter verloopt. De komende jaren zullen we blijvend zoeken naar een goede balans tussen uitvoeringskracht en controle.

Vereenvoudiging administratievoering
Ter realisatie van onze ambitie om de administratie uiteindelijk vergaand te vereenvoudigen hebben we in 2021 diverse acties ingezet. Zo hebben we een eerste vereenvoudiging doorgevoerd in het proces voor interne verrekeningen en het proces voor kostenverdeling. Daarnaast liggen de voorstellen nagenoeg klaar om het complexe proces voor onze personeelsbegroting stevig te versimpelen. Deze stappen dragen allen bij aan een eenvoudiger proces en een goed uitlegbare financiële administratie.

Naast vereenvoudiging hebben we ook een aantal innovaties toegepast, zoals de inzet van diverse “virtuele assistenten” die ons assisteren in administratief bulkwerk en moderne software waarmee we een deel van onze interne controle (voorbereiding op de accountantscontrole) konden automatiseren.

De afgelopen periode hebben we uitvoering gegeven aan het verbeterprogramma financieel administratieve beheersing. Vanuit dit programma is onze financiële structuur herijkt, is onze visie op control vastgesteld en zijn diverse verbeterslagen gemaakt in onze interne beheersing. De komende periode willen we onze financiële- en inkoopadministratie verder vereenvoudigen door: minder te detailleren, het versimpelen van de wijze van kostentoerekening, een aantal administratieve processen te voorzien van betere controlemechanismen en het verdergaand gebruik gaan maken van automatiserings- en robotiseringsmogelijkheden.

Verbeteren financiële voorspelling
We hebben geïnvesteerd in het steeds verder professionaliseren van onze financiële administratie, inclusief het samenspel tussen adviseurs en budgethouders. In de cyclus van managementcontractgesprekken is de prognosekracht nadrukkelijk onderwerp van gesprek. Als resultaat zien we dat managementinformatie steeds actueler wordt en we steeds beter kunnen voorspellen welke ontwikkelingen in aantocht zijn en welke gevolgen dat voor het rekeningresultaat heeft. We hebben gaandeweg een jaar steeds eerder zicht op het rekeningresultaat en communiceren hier ook vroegtijdiger over. Onze professionaliseringslag is nog niet afgerond, maar de uitkomsten in 2021 zijn succesvol. Een zichtbaar resultaat van deze ontwikkeling was de 2e voortgangsrapportage waarin de organisatie met ondersteuning van financieel adviseurs een scherpere prognose kon afgeven dan voorgaande jaren. In de voortgangsrapportage prognosticeerden we een resultaat voor bestemming van 43,6 miljoen euro positief dat nu in de jaarrekening 60,5 miljoen euro positief geworden is. Deze prognose sloot dan ook meer aan bij het uiteindelijke rekeningresultaat dan voorgaande jaren. Als vervolgstap zullen we de komende jaren intensiever gebruik gaan maken van de mogelijkheden van data-analyse om trends vanuit het verleden nog meer dan nu te gebruiken in het voorspellen van de financiële toekomst.

Inkoop: bijdrage aan duurzaamheid, sociaal inkopen, regionale economie en innovatie
Vanuit inkoop hebben we in 2021 invulling gegeven aan de uitvoering van de beleidsdoelen, hiermee geven we invulling aan maatschappelijk verantwoord inkopen. We hebben in 2021 een evaluatie uitgevoerd op ons herziene inkoopbeleid en hierover de raad per brief geïnformeerd. Daarin werken we met concrete thema’s waarin de beleidsdoelen, zoals bijvoorbeeld duurzaamheid verder zijn geconcretiseerd per beleidsdoel.
In tabel 1 staan de resultaten van de beleidsdoelen. Voor Duurzaamheid zijn de beoogde doelen behaald. Dat wij steeds meer inzetten op duurzaamheid, blijkt ook uit de lijst van meest duurzame publieke opdrachtgevers in de Grond-, Weg- en Waterbouw. Hierin zijn wij gestegen van plaats 26 naar plaats 9. Dit komt omdat wij in steeds meer aanbestedingen duurzaamheidscriteria opnemen.
De groei die we verwacht hadden bij Sociaal Inkopen heeft zich niet doorgezet. De toepassing van Social Return, een onderdelen van Sociaal Inkopen, is vanwege Corona onder druk komen te staan. Ook de lokale uitgaven zijn in 2021 gestegen, wat een positieve ontwikkeling is.

Herijken mandaatstructuur
Vanuit de ambitie om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen en daarmee regelruimte te bieden aan medewerkers om het eigen werk goed te kunnen organiseren, hebben we de mandaatregeling aangepast. In 2021 hebben we uitvoerig gesproken met leidinggevenden en medewerkers over de vraag wat deze aanpassing voor het werk betekent en de uitkomsten van deze gesprekken vertaald naar een nieuwe regeling. Deze regeling wordt in de loop van 2022 vastgesteld.

Digitaal
Digitalisering is tegenwoordig essentieel om onze maatschappelijke taak als overheid te kunnen vervullen. Het is belangrijk voor onze dienstverlening, democratie, transparantie en vertrouwen. Het biedt antwoord op de urgente vraag van onze inwoners en ondernemers naar betere dienstverlening. Digitalisering vormt het fundament voor onze dagelijkse uitvoering en dienstverlening en is van groot belang voor onze continuïteit en het realiseren van onze ambities.
Om aan maatschappelijke ambities te voldoen, staan we voor een forse opgave. Zonder dat de huidige dienstverlening onderbroken wordt, werken we aan grote veranderingen onder de motorkap.
We zijn het afgelopen jaar daarom gestart met een Groninger Digitale Agenda. De komende jaren bepalen we hierin met onze inwoners en instellingen welke koers we moeten inslaan om noodzakelijke veranderingen te kunnen doorvoeren die de buitenwereld van ons verwacht. Ook zijn we begonnen met de ontwikkeling van Mijn Groningen: Het digitale dienstverleningsportaal voor onze inwoner. Met oog voor inclusie, helderheid en toegankelijkheid. In 2022 gaan we hiermee verder. Daarnaast hebben we:

• Met inwoners stemfunctionaliteit voor burgerparticipatie beproefd;
• Een start gemaakt met een ethisch afwegingskader en een ethische commissie die gaat nadenken en adviseren over kwesties rondom digitalisering (er kan veel, maar wat zijn neveneffecten en zijn deze wenselijk) ;
• Samen met de gemeentes Westenkwartier en Assen een digitaal leerplatform ontwikkeld. In mei is dit platform live gegaan en hiermee hebben we een compleet aanbod voor de medewerkers voor ontwikkelen van digitale vaardigheden;
• De eerste toepassingen van robotisering geïmplementeerd ter ondersteuning van de financiële processen op de administratie.  

Omdat digitalisering van strategisch belang is, is digitale veiligheid dat ook.
Voorlichting, preventie en mitigatie bij verstoringen, zowel bij onze eigen organisatie, als bij de NBK, RIGG en WIJ waren in 2021 belangrijke thema’s en zullen ook de komende jaren volop op de agenda staan en – naast de forse digitale opgave - investeringen vragen.  

Alhoewel we ook in 2021 forse stappen gemaakt hebben in de vernieuwing van onze ICT infrastructuur zijn we nog niet helemaal klaar. De overgang naar de nieuwe ICT-omgeving verliep en verloopt nog steeds moeizaam en de kwaliteit van de ICT-dienstverlening (ook voor onze externe gebruikers als de Stichting WIJ en het NBK) was en is lager dan gewenst. Daar is extra aandacht opgezet onder andere door een crisisteam, om dit te verbeteren.
Het traject om de applicaties binnen het sociaal domein te vervangen ligt grotendeels op schema. Gegeven het uitstel van de inwerkingtreding van de omgevingswet is de benodigde ICT inzet in 2021 nog niet volledig afgerond. Ook is in 2021 de chief data officer gestart welke zich richt op het verder uitbouwen van de mogelijkheden op het gebied van datagedreven werken en de ethische kanten van het gebruik van data.

Schoonmaak
Afgelopen jaar hebben we voorbereidingen getroffen de motie van de raad om schoonmakers in dienst te nemen, uit te voeren. De reguliere schoonmaak zal per 1 november 2023 zelf uitgevoerd gaan worden. De reguliere schoonmaak wordt tot genoemde datum, na een verkorte aanbesteding in 2021, extern uitgevoerd. 
De schoonmakers die nu in de gemeentelijke panden schoonmaken worden geïnformeerd over het te volgen traject en krijgen een zogenaamde intentieverklaring. Hierin is opgenomen dat de deze groep schoonmakers als eerste wordt benaderd om bij de gemeente in dienst te komen. Deze bijeenkomsten waren aanvankelijk eind 2021 gepland, maar zijn vanwege corona/lockdown uitgesteld. Ook zal een CAO-vergelijking plaatsvinden, wordt de organisatie-invulling bepaald en een sociaal plan opgesteld. 

Informatieveiligheid

Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. Dit maakt dat we continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie leveren we een extra inspanning om ervoor te zorgen dat door Fujitsu de juiste maatregelen worden getroffen m.b.t. de security van onze systemen. Ook volgen we de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbetering waar nodig. Dit toetsen we onder meer via de landelijke ENSIA methodiek en door onze accountant. Ook investeren we blijvend in bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers op dit gebied.